Miten perustaa akvaarioseura?

[pemperton]

Eli me olemme jupaivan kanssa perustamassa uuteenkaupunkiin akvaarioseuraa. Mitä pitää ottaa huomioon sen perustamisessa.
Mitkä olisivat hyvät kuukausi maksut.
Ja mitä ohjelmaa kannattaa järjestää akvaarioseurassa.

[jarvij]

Hei!

Tästä vähän tietoa seuran alkuun:
http://www.aquahoito.info/suomi/akvliit ... o.htm#ala3
http://www.aquahoito.info/suomi/akvliitt/yhdmals.htm

[kankaanp]

Jos yhdistystoiminta on ihan uutta itselle kannattaa mukaan hankkia joku konkari joka tietää miten asioita yhdistyksessä hoidetaan. Mikään ei ole hankalaa, mutta asiat on parempi saada alusta alkaen hyvin raiteilleen. Vanhoja käytäntöjä on vaikea muuttaa ja siksi kaikki on hyvä tehdä alusta alkaen oikein.

Suosittelen lämpimästi Kari Loimun Yhdistystoiminnan käsikirjaa. Se on erinomainen paketti aiheesta. Myös Opintotoiminnan keskusliitto OK ry:n Yhidstys toimii on kelvollinen ja sitä voi täydentää tarvittaessa saman kustantajan Kokouskäytäntö kirjalla. (Jälkimmäinen tuskin on kauhean tarpeellinen akvaarioseuroissa, mutta hyvää asiaa.)

Yhdistysrekisterin kotisivuilla (http://www.prh.fi/ Patentti- ja rekisterihallituksen alla siis) on perusasiaa yhdistyksistä ja kaikki keskeiset lomakkeet perustamista varten saatavilla.

Yhdistyksen toimintaa säätelevät keskeisimmin Yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt. Yhdistyslain keskeisin periaate on että valta kuuluu yhdistyksissä sen jäsenille. Tästä syystä yhdistyslaki säätelee melko yksityiskohtaisestikin päätöksen tekoa Yhdistyksen varsinaisissa kokouksissa. Toisaalta yhdistyksen käytännön toimintaa ja hallituksen työtä säädellään hyvin vähän. Sääntöjen keskeisin tehtävä on säädellä melko tarkasti olemassa olevaa toimintaa, mutta toisaalta olla siten avoimet että ne eivät muodostu esteeksi uuden toiminnan syntymiselle. Säännöt ovat yhdistyksen toiminalle siis erittäin merkittävät ja siksi ne kannattaa laati äärimmäisellä huolellisuudella.

Sääntöjen kaikkein tärkein pykälä on se jossa määritellään yhdistyksen tarkoitus ja toiminta tavat, siis se jossa momentit alkavat:
"Yhdistyksen tarkoituksena on ..."
"Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys..."
"Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi..."

Minua henkilökohtaisesti ihmetyttää tapa jolla tarkoitus useimmiten kirjoitetaan. Olipa yhdistyksen tarkoitus mikä tahansa se muotoillaan aina siten että toiminta kohdistuss yhdistyksen jäseniin. Totta kai yhdistys on olemassa jäseniään varten koska se on jäsenensä. Ja toimintakin kohdistuu siksi aina pääsääntöisesti jäseniin. Mutta miksi yhdistys on olemassa? Tarkoitus vastaa tuohon kysymykseen. Siis mieluummin:
"edistää akvaarioharrastusta <alueen nimi>" (esim. Savossa)
kuin
"edistää akvaarioharrastusta jäsentensä keskuudessa"
Jäsenethän varmaankin ovat akvaarioharrastajia ja siksi heidän keskuudessaan ei tarvitse paljon asian edistämiseksi tehdä.

Sama pykälä määrittelee toisessa momentissaan ne tavat joilla yhdistys voi tarkoitustaan toteuttaa. Tämä on tärkeä kohta koska se antaa oikeuteuksen kaikelle yhdistyksen toiminnalle. Jos joku haluaa olla paskamainen yhdistykselle hän vaatii hallitusta yhdistyksen kokouksessa tilille niistä toiminnoista joita ei ole mainittu tässä momentissa. Siis mieluummin hyvin väljästi ja laveasti ilmaisten.

Jos edellisestä ei koskaan yhdistystä tilille laitetakaan kolmannesta momentista se tehdään joka ikinen kalenterivuosi. Kolmas momentti sanelee ne tavat joilla yhdistys voi (jäsenmaksujen lisäksi) hankkia tuloja. Ja se tilille vaatija on tilintarkastaja tai viimeistään verottaja. Yhdistys saa hankkia tuloja vain ja ainoastaan niillä tavoilla jotka on määritelty tässä kohdassa. Yhdistyksen tarkoituksena ei voi olla taloudellisen hyödyn tuottaminen jäsenilleen. (Tämän tyyppiset organisaatiot kuuluvat joko yhtiö- tai osuuskuntalain alaisuuteen.) Tästä johtuen yhdistyksen taloudellisen toiminnan tulee olla vähäarvoista. Kovin suurisuuntaisia ei siis kannata tähän kohtaan kirjata.

Monesti näkee tähän pykälään kirjatun myös sellaisia asioita kuin kokoontumiset (kokoukset), tiedottaminen ja yhteyden pito muihin järjestöihin. Kaikki nämä ovat oikeuksia ja toimintatapoja joita minä en ainakaan näe mitään järkeä kirjoittaa sääntöihin koska ne ovat yhdistystoiminnan perusolemukseen kuuluvia asioita. Sen sijaan mahdollisuus kuulua johonkin toiseen yhdistykseen/säätiöön/yhtiöön on syytä kirjoittaa sääntöihin. (Kannattaa olla tarkkana erityisesti sellaisten yhdistyslain kohtien kanssa jotka ilmaisevat jotain "negatiivisesti" eli esimerkiksi "ellei säännöissä toisin mainita".) Myös oikeudesta rahankeräyksiin, arpajaisten järjestämiseen, jälkisäännösten vastaanottamiseen jne pitää mainita säännöissä jos ne halutaan tehdä mahdollisiksi.

Jäsenmaksuvelvollisuudesta tulee säätää säännöissä. Muutoin suosittelen että säännöissä sanotaan mahdollisimman vähän jäsenmaksusta. Varsin näppärä kirjaus on esimerkiksi:
"Jäsenmaksun suuruudesta ja kantotavasta päättää vuosittain yhdistyksen syys-/vuosikokous hallituksen esityksen perusteella."
Erilaisista jäsenyyksistä kirjattaessa on ehkä hyvä muistaa myös tilanne jossa samasta perheestä liittyy useampi henkilö yhdistyksen jäseneksi. Siis jonkinlainen perhejäsenyys.

Ellei säännöissä toisin mainita jäsenet hyväksyy yhdistyksen kokous!

Jäsenen eroamisesta ja erottamisesta kannattaa viitata yhdistyslakiin:
"Jäsen voi erota yhdistyksestä yhdistyslaissa mainituin tavoin."
"Jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä yhdistyslaissa mainituin perustein."
Ensin mainittua on hyvä täydentää kirjauksilla eronneeksi toteamisesta jotta jäsenmaksunsa maksamatta jättäneet voidaan erottaa yhdistyksestä kevennetyllä menettelyllä.
Jälkimmäinen on hankala jaa siitä syystä onkin hyvä kirjata mahdollisuus päästä jäseneksi hyvämaineisille henkilöille. On äärettömän helppoa olla ottamatta jäseneksi hankalaa henkilöä, mutta lähes mahdotonta erottaa sellaista yhdistyksestä. (Onneksi näihin ongelmiin törmätään harvakseltaan.)

Hallituskauden säätäminen kalenterivuotta pidemmäksi ajaksi on aina riski. On hankalampaa erottaa huonoa hallituksen jäsentä kuin mittauttaa hänen luottamustaan normaalissa vaalissa vuosittain. Toki kaksivuotisilla kausilla ristiin lomitettuna taataan jatkuvuus yhdistyksen hallituksessa, mutta siitä aiheutuu myös monenlaisia ongelmia. Halukkaat ovat kyllä yhdistyksen kokouksessa tyrkyllä jatkamaan seuraavaan hallitukseen.

Mahdollisuus ottaa sihteeri ja taloudenhoitaja hallituksen ulkopuolelta on hyvä olla olemassa, mutta sillä on harvoin käyttöä pienissä yhdistyksissä. Näiden kohtien tarkoituksena on antaa hallitukselle mahdollisuus kutsua itselleen sihteeriksi/taloudenhoitajaksi henkilö joka on erityisen pätevä tehtävään vaikka hän ei olisikaan hallituksen jäsen. Tällainen tilanne on tietysti myös silloin kun yhdistyksellä on työntekijä/-jöitä.

Äänestäminen ja vaalit ovat asioita jotka on syytä kirjoittaa sääntöihin erityisen huolella! Mikäli niistä ei sanota mitään säännöissä päädytään yhdistyslain tarkoittamiin menettelyihin ja tilanne on hankala. Perustilanteessa yhdistyksen kokouksessa äänetykset toteutetaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä avointa äänestysmenettelyä käyttäen. Tässä ei ole yleensä mitään ongelmaa, mutta arkaluontoisten asioiden käsittelyssä voisi olla hyvä olla olemassa mahdollisuus suljettuun lippuäänestykseen.
Vaalit onkin sitten kokonaan toinen juttu. Yhdistyslain mukainen äänestysmenettely kun on enemmistövaali. Tämä toimii ihan hyvin kun valittavia henkilöitä on yksi, mutta esimerkiksi hallituksen valitsemisessa henkilökohtainen suhteellinen (listaton) vaali on huomattavasti näppärämpi ja demokraattisempi. Jos vaalitapaa halutaan muuttaa yhdistyslain oletusmenettelystä vaalitapa tulee kirjoittaa auki sääntöihin. Onneksi yhdistyslakiin on kirjattu mallit muutamista vaihtoehtoisista vaalitavoista. Näissä malleissa on jätetty avoimeksi muutamia asioita, joista voi olla hyvä kirjoittaa säännöissä:
- Pitääkö äänestäjän ottaa kantaa kokonaisuuteen vai voiko hän äänestää vain parasta kaveriaan? (Oletustilanteessa jälkimmäinen)
- Voiko vaalissa nousta esiin mustia hevosia? (Oletustilanteessa kyllä)
Perustilanteessa yhdistyslain pykälät ja säännöt tarkoittavat vain yhdistyksen kokouksissa suoritettavia äänestyksiä ja vaaleja. Voi olla hyvä säätää myös näiden menettelyiden käytöstä yhdistyksen hallituksen kokouksissa.

Nimenkirjoitusoikeutta annettaessa on syytä pitää mielessä paitsi käytännön toimivuus myös turvallisuus. Malleja siitä kuin yhdistyksen varoja voidaan kavaltaa helposti kun taloudenhoidossa ei olla tarkkoja on valtavasti. Hyvänä lähtökohtana voisi pitää pj tai vpj ja sihteeri, taloudenhoitaja tai muu hallituksen jäsen. (Myös tätä pitemmälle menevä harkinta on paikallaa henkilöitä valittaessa: ei ole hyvä ajatus valita pariskuntaa nimenkirjoitusoikeudellisiin henkilöihin.)

Yhdistyksen kokousten koollekutsumistapa on ongelmallinen. Ainoa asetettu vaatimus säännöissä määrättävälle kokoonkutsumistavalle on että se on todisteellinen. Tällaisia tapoja ovat mm. lehti-ilmoitus, kirje, sähköposti ja web. Puhelu ei ole todisteellinen kokoonkutsumistapa joten sitä ei voida käyttää yhdistyksen kokouksia koolle kutsuttaessa. On hyvä pohtia myös kutsumistavan aiheuttamia seurauksia: ilmoitus Hesarissa on [sensuroitu] kallis, mutta toisaalta voi helposti voittaa 12 000 kirjeen lähettämisen! Ainejärjestöt käyttävät paljon ilmoitustauluja koska se niiden toimintaympäristössä on erityisen helppo ja luontainen tapa, mutta nykyisin web ja sähköposti tekevät jo tuloaan tälle sektorille. Tässä kohtaa hallitusta ei ole syytä kahlita samoihin sääntöihin vaan hallitukselle voi antaa vapauden itse päättää kokoonkutsumistavastaan.

Yhdistyksen hallituksen kokoukset kun eivät lähtökohtaisesti ole avoimia. Tämä oli minulle yllättävä havainto koska olen aloittanut yhdistysurani ainejärjestössä jonka hallituksen kokouksissa jäsenillä oli (poikkeuksellisesti) sääntömääräinen oikeus olla läsnä. Jos jäsenille halutaan taata oikeus seurata hallituksen työskentelyä on se hyvä kirjata sääntöihin.

Yhteisöjen (oikeushenkilöiden) sekä kannattaja-, nuoriso- ja kunniajäsenten osallistumiselle yhdistyksen päätöksen tekoon on syytä uhrata ajatus.
Esim.
Jos paikallinen akvaarioliike on yhdistyksen kannattajajäsen sillä voisi olla intressejä teettää itselleen edullisia päätöksiä yhdistyksen kokouksissa, mutta tarvitseeko kannattajajäsen äänioikeutta ollenkaan?
Jos yhdistyksen hallitus eräs vuosi onkin enemmistöltään alle 18-vuotiaita, miten rationaalista yhdistyksen toiminta on?

Varsinaisten kokousten asialistalle on hyvä sääntöihin merkitä pykälät
"Muut kokouskutsussa mainitut asiat"
jotta menettely säilyy mielessä.

Suomen akvaarioliiton mallisäännöt ovat edulliset käyttää koska ne on ennakkotarkastettu yhdistysrekisterissä ja siksi yhdistyksen rekisteröiminen niillä tulee halvemmaksi. Toisaalta iso osa edellä mainituista kommenteista kirposi juuri kyseisiä sääntöjä vilkuillessa, joten jotain korjattavaakin niissä ehkä olisi.

Onnea uuden yhdistyksen kanssa!